目的・意図を資料化することの大切さ


ITコーディネータの吉田聖書
よしだみふみ
です。

主に部下の方々に仕事を依頼する際に、
やることの目的や意図を明確にするだけではなく、きちんと資料化して伝えましょうというお話です。

仕事の依頼というのは、つい
「やるべき事」「して欲しい事」
にフォーカスしてしまいがちです。
質問されたら目的や意図を説明するといったことはあるかもしれませんし、
そんな事しなくてもちゃんと仕事は回ってるよという声もありそうです。

まあ、手の空いている人に
1日くらいで終わるような作業を振るといったケースでは
それで充分ということはあるかもしれませんので、
常に資料化せよという話ではないのですが、

「資料化しておいて助かった」
というご意見をお客様からいただくこともあるので、
労力の割には効果のある取り組みなんだろうと思います。

もちろん普段からそのようになさっている方は、
ぜひ今後も続けていっていただきたいですね。

では、目的や意図を資料化するとどのような効果があるのでしょうか。

大きなプロジェクトなどの場合、
プロジェクト計画書あるいはそれに準じたドキュメントにプロジェクトの目的は必ず記載されます。
ですが、一般にプロジェクトとは認識されない(でも小プロジェクトと呼べなくもない)単位の仕事においてはそのようなドキュメントがないことが多いのです。

例えば優先度の問題で仕掛かった案件を先送りにすることはよくありますよね。
すると、再びその案件に着手する頃には
「この案件ってなんでしたっけ?」
となってしまうことが起こるのです。

そんな時、やること(対応内容)だけではなく、
目的や意図を資料化して管理しておけば、
関係者間で思い出すことが簡単になります。

私も経験がありますが、一度棚上げにしたものって
覚えているようで意外と忘れてしまっているんですよね。
もう一度説明しようとしてもすぐに頭がついてこない。
そんな時、そういった資料があれば
すぐに思い出して話を始めることが出来ます。

もう一つは、仕事の履歴としての意義です。
現場レベルで何をやったかということは、
よく「履歴」「証跡」「エビデンス」といった言葉で残すことはあると思います。
でも数年後に関わった人たちにとっては
「何をやったか」は分かるけれど
「何故それをやったか」は分からないことが多いのです。

しかし、作業の履歴だけでなく、
そこに目的や意図もきちんと資料として残っていれば
後から参画した人たちにもそれが共有されることになり、
いわゆるノウハウの俗人化を低減することが出来るのです。

これまでそのようにしてこなかったという方は
是非チャレンジしてみてください。


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