これまでWBSの必要性やたびたび議論される話題を取り上げましたが、今回は、前回述べた「プロセス・マッピング」を使ったWBSの作成方法をご紹介します。
私が初めての現場で最初にWBSを作成する場合には、全ての成果物あるいは作業を洗い出すためにプロセス・マップというものをまず作成します。プロセス・マップを作ることをプロセス・マッピングと呼びます。私がネットで調べた限りではプロセス・マップについて決まりきった型は無いように見えました。少なくとも業務プロセスを図示して見える化したものを指していると思ってもらえば良いです。
よく見かける業務フロー図もそのひとつです。定常業務の業務改善ではプロセス・マッピングにより現状の業務を全て書き出して問題点を見つけるというアプローチを取ります。しかし、プロジェクト業務の場合は（似たようなプロジェクトを繰り返し実施するというケースはあるでしょうが）基本的には初めてやることなのでゼロベースで作成することになります。
ゼロベースと言ってもプロジェクトのゴールは決まっているわけですから、ゴールをまず明記します。例えば何かのサービス開発だったら「カットオーバー（あるいはゴーライブ）」というのがそれに当たりますね。決まりきった型は無いと述べましたが、私が使うときには独自にルールを設定しています。ルールとはいえ記法というよりは考え方のルールです。より良い考え方があればどんどん改良して構いません。尚、記法についてはDFD（データフロー図）の記法を拝借しています。
- まず、プロジェクトの開始（スタート）と終了（ゴール）を決める。実はゴールが明確であればスタートは何でも良い。「キックオフ」のようなものを書いても良いし、単に「スタート」でも構わない。外部のトリガーで始まるのであればそれを書く。
- 作業を楕円、成果物を長方形で表し、作業と成果物を矢印で結んでいく。この時、ゴールから逆に辿って、成果物を生み出すために必要な作業、作業のために必要な成果物…という風に。
- 作業には最低１つずつ入力になる成果物と出力になる成果物とが矢印で結ばれている必要がある。成果物を生まない作業は無いし、どの作業にも使われない成果物は無い。
- プロジェクトチームの外部に依頼する作業、または外部から受取る成果物については、その外部の主体を長方形で表し、プロジェクトチームと外部主体との境界線を破線で引く。
- 締切のある成果物にはその日付を長方形の外に書く。作業の担当者を楕円の外に書く。日数のかかる作業についてはその所要日数を楕円の外に書く。
プロセス・マップの例
このようにするとDFDとPERT図を組合わせたような図が出来上がると思います。参考までに過去に私が作成したプロセス・マップを説明用に改変したものを掲載します。これは私があるプロジェクトに途中から参画した時に、メンバーにヒアリングしながらホワイトボードに描いたものです。実際にはここに担当者や期日などが書き込まれたりしましたが、これによりプロジェクトメンバーの意識を合わせることができ、期日に間に合うか見えていなかった案件を無事に完成させることができました。
尚、この後このプロセス・マップを工程別あるいはマイルストーン別に区切って整理し、ガントチャートを作成します。本当に小規模なプロジェクトであれば（先ほどのサンプル・プロジェクトもそうでしたが）ガントチャートに書き換えずにこのまま進捗管理をしてしまうことも可能です。余談ですが、定常業務にこれを適用し、作図したものをさらに担当者別（あるいは部門別・会社別）にスイムレーン式に整理すると業務フロー図になります。
WBS作成の流儀は様々あるでしょうが、まだ作り方がよく分からないという方は是非参考にして、自分なりの作り方を確立していただければと思います。
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