ITコーディネータの
皆さんの職場では朝会を開催していますか。
たかが朝会ですが、されど朝会。
特にプロジェクトを成功させるのに必要な習慣です。
ITコーディネータの
皆さんの職場では朝会を開催していますか。
たかが朝会ですが、されど朝会。
特にプロジェクトを成功させるのに必要な習慣です。
ITコーディネータの吉田聖書です。
働く多くの人にとって会議というのは避けて通れないもの。
もっと効果的な会議が出来ないものだろうかと
頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。
ここ数年で「～の教科書」というタイトルの書籍が増えてきた気がします。「教科書」という響きからは学校の授業で使う教材をイメージしてしまうので、個人的には入門書の意味合いで教科書と命名するのはいかがなものかと思っております。なぜなら、教科書は浅いけれども必要なことは万遍無く盛り込まれていますが、「教科書」というタイトルが付けられた書籍には必ずしもそうではないものもあるからです。とはいえ、本書は社会人になりたての方々に会議の心得を身に着けさせるための適切なガイドブックと言えるでしょう。
皆さんは会議は好きでしょうか。おそらく出席して良かったと思える会議とそうではない会議があることでしょう。無駄だなぁと思う会議はいろいろありますが、「報告事項を報告者が口頭で発表し、参加者一人一人が手帳にメモする」というのがその最たるものかもしれません。そんなものは資料化して配布すれば済みます。また、「議事録を次回の冒頭で読み上げる」というのもあります。これは開催頻度にも依りますが、例えば1か月前の議事録を次の会議で確認するというのではさすがにスピード感がありませんし、思い出すのも疲れます。議事録は開催直後に配布して認識を合わせておくべきだと思います。
私はどれだけの会議に出席したかは把握していませんが、社会人1年目の時に出席した会議が原体験となっているような気がします。当時はPCが一人一台という状況では（少なくともその職場では）なかったですし、会議もPC＋プロジェクタではなくホワイトボード（感熱紙にプリントはできる）を使っていました。会議の「いろは」も分かっていませんでしたが、誰が進行するかによって会議の質も異なっているということは分からないなりにも感じていました。会議の進行については師匠から種々の心得を叩き込まれまして、いつの間にか難なく会議をこなせるようになってきました。進行だけでなく、本書の前半に書かれているような立場で会議の成果を何とか見える形にしようとしてきました。
そんなこともあり、上で述べたような経験を通して私の会議術というのは磨きをかけて行ったものですが、一方では私が身に着けたことをどのように若い人たちに伝えたらよいかという課題があります。本書はその観点でも参考になる部分が多くありました。というのも本書では、「確認するファシリテーション」⇒「書くファシリテーション」⇒「隠れないファシリテーション」⇒「準備するファシリテーション」という風に徐々にステップアップできるように組み立てられているからです。この順序に従うことで、読者ひとりひとりがご自身の成熟度に合わせて取組むことができると思います。
ファシリテーションというといわゆるフレームワークやファシリテーショングラフィックのようなものを連想される方も多いと思いますが、そのような高度なものではありません。会議に参加する心構えを変えるだけなのですが、すぐに効果が出ることが期待できる内容だと感じました。会議を効率化したい、効果が出るようにしたいと思われている、あるいは、そのようなテーマで人に教えたいと思われている方には是非読んでいただきたいです。
書名：世界で一番やさしい会議の教科書
著者：榊巻亮
発行：日経BP社／2015年12月15日
ISBN：978-4-8222-7178-7
先日、Facebookでシェアされていた記事をたまたま読んで、「これは」と思ったので私の思いを書いてみたいと思います。
（元の記事はこちら）
なにかを本当にはじめるなら一人ではじめよう
私は生まれ育ちが藤沢だったので、
江の島も片瀬海岸も
庭とまでは言わないにしろ
馴染みの深い土地であり、
この記事の舞台である
鎌倉海岸と似たような光景…
つまりいつもサーファーのいる海
というものを見ていました。
ただ、私自身はサーフィンを全くやらないので、
パッと見ただけでは
初心者か上級者かは判別は出来ないのですが、
上級者から見ると初心者サーファーは
海水浴客と同じとみなされるんですね。
かつてプロの料理人に
自炊は「ままごと」だ
と言われたことを思い出しました。
さて、一番気になったのは
サーフィンの場合、初心者なら上級者に連れて行ってもらうか、１人で行くかなんです。絶対ヤバいのは初心者数人で行くこと。
そして同様のことが「起業にも当てはまる」と
実例も交えて展開し締め括っている点です。
私は一人で起業してしまったので実感はないのですが、
状況はよく理解できます。
誰が言い始めたか知りませんが
「赤信号 みんなで渡れば 怖くない」
という川柳(?)があります。
これは言い得て妙です。
単独では自分の責任で行動するため
絶対にしないようなことを、
複数でつるんでしまうと
裏付けの無い変な安心感が醸成され、
元々そのつもりはなかったとしても
つい油断して判断を誤ってしまう、
そんな習性が人にはあるように思います。
後になって冷静にふりかえると
「何であんなことをしてしまったのだろう」
となりますが、
そうならないようにするためには
一人で取組んだ方が良いということのようです。
似たような話で、
会議にぞろぞろと大勢のメンバーを
連れてくる会社のことを思い出しました。
キックオフ的なイベントの場合はともかくとして、
スタートした案件の打合せでは
各社の担当者が集まれば済む話なのですが、
ほとんどの会社は一人ないし二人出席している中で、
ある会社だけぞろぞろとやって来るのです。
もっとも大きな組織になればなるほど
役割が縦割りになっているから
という言い分もあるでしょうが、
ぞろぞろやって来る本当の理由は
よく分からなくて一人だと不安だから
ではないでしょうか。
だからとにかく関係しそうな部門の人を掻き集めてくるのです。
この記事には
「どうして初心者でつるんで海に行ってはいけないのか。
…（中略）…初心者複数で行くなら、
ひとりのほうがよほど安全。」
とその理由が書かれていますが、
それを「どうしてよく分かってない人が
つるんで会議に参加してはいけないのか」
真似して書いてみましょう。
これが複数になると…
…と思いつくままに列挙してみましたが、
他にもぞろぞろ会議に参加することの弊害はありそうですね。
会議の場合、サーフィンのように
命に関わるようなことは無いかもしれませんが、
参加する人数分の成果が出ないようなことを
続けていけば業績に影響するかもしれませんね。