プロジェクトオーガナイザの吉田聖書です。
このコロナ禍で在宅ワークが増え、
様々な会議がオンラインになったという方も多いと思いますが、
いくら時間を有効に使えるようになったとはいえ、
会議が多いという悩みを持つ人は多いのではないでしょうか。
近年では会議術の書籍も溢れていますが、
それはある組織での成功パターンに過ぎないことが多く
参考にできてもそのまま適用できるものではないと考えています。
よって、ここで書くことも
そのようなものであると考えていただきたいです。
このブログは、今は主に
マネージャ層・リーダー層に向けて発信していますので、
きっとそういう方であれば
日頃から会議が多いのではと推測します。
あるクライアント先で支援に入っていた時
先方の進捗が芳しくない為、
会議の頻度を増やしたのですが、
会議ばかりやっていると
自分の作業の時間が無くなるので
会議を減らして欲しい
と要請されたことがあります。
まあ、ごもっともです。
そこで、弊社としても
ご要望に応えるべく、
どのようにしたら会議の時間を減らせるか？
ということを捻りに捻ったものです。
まず、クラウドやASPの
課題管理ツールを利用していることが前提です。
メールでの共有ではタイムラグが発生したり、
版の管理が難しくなりますし、
イントラネットでの共有は
外出先などでアクセスできません。
いつでもどこでも課題管理ツールにアクセスできるのが理想です。
その上で、
課題のやり取りが滞留していなければ
会議なんてほとんどいらないと思います。
単なる報告だけの会議は無意味で、
議題は意思決定と合意が必要なものだけに絞ればよいと思います。
ところが、
期限になっても完了報告がないとか、
確認のコメントを投げても返って来ないとか、
課題の処理が進んでいないか、
進んでいないように見える場合は
会議を行って緻密に駆動していく必要を感じます。
突き詰めていくと、
会議をすると作業の時間がないと言いつつ
会議をしないと作業してくれない
という状況が発生しているのです。
これはプロジェクトなどと同じで
日々の作業も計画を立てて取り組まないと
行き当たりばったりでは時間が足りなくなって当然です。
そうなると、他にやれることとしたら
当人たちのタイムマネジメント的な
タスク管理をしていかなければ…
ということになるのですが、
結局のところ、最後は本人がやるかどうかです。
朝、出社していきなり仕事を始める前に、
今日一日何をするか考えますよね。
例えば、PCを立ち上げたらすぐに
課題管理ツールにアクセスして
未完了の自分のタスクを確認したら、
それらをいつ作業するかを計画します。
当日活動する分については、
活動したら何かしらのコメントを残す
といったことをすれば、動きが見えます。
当然、他のメンバーからのコメントが入ることがあります。
それは新たな指示や依頼であったり、
明確化のための質問だったりします。
そういったコメントに対しても適宜対応していけば、
対面での確認を省略出来て
打合せの時間が削減できますよね。
また、やっぱり会議をしなければとなった時も、
詳細のアジェンダを示して参加者を絞るべきです。
議題が整理されていない状態だと
とりあえず集まってくれとなってしまいますし、
招集された方も、自分が本当に必要かの判断ができません。
改めて振り返ると、
ちゃんと考えて緻密な運営をしていけば、
自ずとうまく回っていくことが多いですね。
いずれにせよ、
日々のタスク管理のルールだとか
会議のルールというものを
チームとして決めておきたいものです。
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