理解されやすい業務フローを書くコツ


ITコーディネータの吉田聖書よしだみふみです。

事業の改革や合理化を進めようとする場合、
そもそも今の業務がどうなっているのかを把握することが必要ですよね。
あるいは、新しく事業を始めようとした場合には、
どの部門にどの業務をやってもらったら良いかを検討する必要があります。
そんな時に役立つのが業務フロー(または業務フロー図)です。

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ドキュメントを読んでもらうという配慮


ITコーディネータの吉田聖書よしだみふみです。

皆さんは部下や委託先の方々にドキュメントを作成してもらうことがあると思います。
その時、受領したドキュメントをどのような観点でレビューしているでしょうか。

もちろん、ドキュメントといっても目的や用途はバラバラですから、それによってレビューの観点も異なるのは当然です。
ですが、どんなドキュメントでも、それが読んでもらうように作られているかという観点は共通のものであると思います。

私がかつて会社員時代に、とあるシステムのサーバーとクライアント間の通信プロトコルを設計した時の話です。
その通信プロトコルの処理手順を詳細に定義するため、サーバーとクライアントのやり取りを、今でいうシーケンス図にまとめました。
それが、あらゆる状態であらゆるエラーケースを想定したため、数十ページにも及ぶ大作になってしまいました。

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目的・意図を資料化することの大切さ


ITコーディネータの吉田聖書
よしだみふみ
です。

主に部下の方々に仕事を依頼する際に、
やることの目的や意図を明確にするだけではなく、きちんと資料化して伝えましょうというお話です。

仕事の依頼というのは、つい
「やるべき事」「して欲しい事」
にフォーカスしてしまいがちです。
質問されたら目的や意図を説明するといったことはあるかもしれませんし、
そんな事しなくてもちゃんと仕事は回ってるよという声もありそうです。

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ドキュメントの色使いと心配り


いつからドキュメントをフルカラーで印刷するようになったのでしょうか。このことについて最近ふと気になっています。というのも、カラーで印刷しなければ情報が伝わらないドキュメントってイケてないよなぁと感じるようになったからです。それは何も色覚異常の方に対する配慮とかそういった論点では必ずしもなく、ドキュメントをカラー化することによって何か自分自身が手を抜いているのではないかという類の疑問です。

もっとも私が社会に出たばかりの頃は、ドキュメントをカラーで印刷するということはほとんどなく、オフィスにもレーザーカラープリンタはまず置いてありませんでした。良くてインクジェットのカラープリンタが置いてある程度でしたが、それでもペコッペコッと1ページを何分もかけて印刷するような始末で、余程営業用途で得意先に渡す資料を厳選してでないと間に合わないような状態でした。

それが数年後あるクライアント先で、私の在任中にレーザーカラープリンタが導入され、20~30代の若い社員たちが多い職場だったせいもあるかも知れませんが、こぞってドキュメントで豊富に色を使ってはカラー印刷を行っていました。しかし、ご存じの方も多いと思いますが、カラー印刷はモノクロ印刷と比べると単価が高いのです。たちまちその会社から、カラー印刷は営業用途に限るように通達がなされました。当時は納得がいかない思いもありましたが、企業としては当然の判断ですよね。

話を戻して、カラーで印刷しなければ情報が伝わらないドキュメントの欠点は何かということについて考えてみると、印刷する人にカラー印刷を強いるという点。そうでなくても、モノクロ印刷をすると情報が劣化するという点。そして、それを補おうとするとドキュメントを修正しなければならないという点です。印刷したものを配布する場合にはじぶんでカラー印刷してから渡せばよいのであまり問題になりませんが、電子データを配布する場合は、それが印刷する可能性があるのであれば考慮しなければならないポイントだと思います。

何故私がこんなことに疑問を持ち始めたか。それは、モノクロ印刷したドキュメントを提示されて、「ここは本当は色分けしてあるのだが」といった説明を何度となく受けてきたからです。提示される立場としては、色が情報を持つならカラー印刷して提示すべきだし、カラープリンタが無い、あるいはカラー印刷を制限されているのなら色に意味を持たせないような資料の作り方をすべきだと思ったからです。私は先に述べた理由で後者の方が好感を抱きます。

今後ドキュメントを作成する時はそういった点を意識しようと思っていますが、もちろん全てのドキュメントがそうであるべきだというつもりはなく、用途や目的に応じて使い分けて良いのです。作成するドキュメントがどういう使われ方をするか、誰の手に渡るのか、いつまで使われるのかといった点も、ドキュメントの色使いを決める上での判断ポイントになるのではないでしょうか。


分かりやすい文書を作成する勉強会に参加してきました


昨日30日に文書作成ワークフロー体験会という勉強会に参加してきました。これは講師を務めたアイデアクラフト代表の開米さんが、普段から文書改善研修で使っているテキストを使って、実際に文書改善の演習を行うというものです。

イベントのタイトルに「ワークフロー」とあったので、最初は文書作成業の話なのかと思っていましたが、そうではなく、ある状況に対して行動を起こしてもらうまでの工程の流れの事を指していました。文書を書くのが苦手という人でも、そのワークフローのどこでつまずくかは人それぞれだということで、それぞれの工程での着眼点についても説明がありました。

開米さんもおっしゃっていたように、文書の改善に当たって必要な観点(ここでは打ち手と呼んでいましたが)それぞれの知識はごくごく当たり前のことばかりで、割とどんなテキストでも散見されるような内容です。ですので、話を聴いているだけだとなんとなく分かった気になります。

しかし、実際に演習で「分かりにくい文書」を読解して図示するという作業をしてみると、これがなかなか難しい。つまり、どういう場合にどんな観点でどんな知識を適用するかというのがポイントで、そこはやはり場数を踏まなければならないんだろうと感じました。同じ課題でも、人によって成果物が異なり、各人の意図が反映されていて、それらを見比べるのも面白かったです。

こういったスキルは現場の改善に大いに役立つので、自分も実践しながら周囲にも広めていけたらと思います。


アイデアクラフト
http://ideacraft.jp/