プロジェクトオーガナイザの吉田聖書です。
前回はドキュメントのバージョニングについて書いたので、
今回は変更履歴の話をしたいと思います。
変更履歴というのは、ドキュメントごとに
「いつ、誰が、どこを、どう変更したか」
を記録しておくページのことです。
まあ、よく見かけるのが
ページはあるけど誰も書いていないと言うものです。
ツールは用意したけど運用に乗っていないパターンです。
書こうと思ったけど、ルールもないし
前の人が何も書いていないから
自分も書かなかった
という言い訳が聞こえてきそうです。
変更履歴のページだけ用意しても、
記載ルールがない場合は書かれないことが多いです。
「書くのが当然でしょ」という決めつけや
言われなくても書くだろうといった
善意に期待すべきではないと思います。
そういったケースは論外として、
では書くことにした場合、
どこまで細かく書くべきかという
粒度の問題が残ります。
誤字脱字の訂正とか
罫線や図形のずれを修正しただけの場合、
果して変更履歴に記述すべきでしょうか。
以前、ある現場を支援していた時に、
そのクライアントから
「変更点をすべて連携してくれ」
という依頼がありました。
実際、内部でレビューを行い
内部で修正したものはすべて履歴に残していましたし、
課題管理でのやり取りを踏まえて決定した事柄を
資料に反映した際にも履歴は残していました。
が、誤記とか不整合など
明らかな間違いに気付いた場合に
いちいちお伺いを立ててから修正するか
というとそんなことはせず、
気付いたらどんどん修正していました。
そして、修正した都度、
先方に連携するということもなく、
何かのついでにまとめて連携していました。
とはいえ、
変更内容がどこかのレベルを超えたら連携して欲しい
という要望はあると思うので、
そのボーダーラインを
双方で決めたら良いのだと思います。
そしてそのボーダーラインまでは
変更履歴に残すようにすれば良いと思います。
もちろん、これらの規定は
組織やプロジェクトごとに決めることです。
前回のバージョニングにも関連しますが、
私が推奨するルールは、
「意味が変わったら書く」
ということです。
本人は誤字脱字と思ったとしても
読み手にとって意味が変わるのであれば
書いた方が親切ですよね。
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