業務フローはどこまで細かく書けば良い?


ITコーディネータの吉田聖書よしだみふみです。

これまでに業務フローの作り方や
練習方法について説明してきましたが、
今回は業務フローを作る時に悩むポイントについて
皆さんと一緒に考えてみたいと思います。

これまでに書いた記事はこちらです。

 

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業務フローを書いていると一番悩むのは、
表現の粒度をどうするか、つまり
どこまで細かく書くかという点だと思います。

細かく書こうと思えば書けてしまいます。
でも細かく書くと時間もかかりますし、
図が大きく複雑になってしまいます。
いったいどの程度細かくすれば良いのか
といったことで悩む局面は多いと思います。

例えば、物の運搬や申請と受付、依頼と承諾といった
コミュニケーションに関わる業務について考えてみます。
作業1によって成果物Aが生み出され、
それを別の人にAを渡して作業を依頼する。
依頼された人は承諾してAを手元に置き、
作業2の資源として使用するといったケースでは
愚直に表現すると次のようになります。

request_and_agreement1

作業1の成果物Aは何に使われるのかというと、作業2です。
ですので、一番シンプルに表現するとこうなります。

request_and_agreement2

依頼というのは担当が違う場合、
特に部門が違うとか組織が違うという場合に発生します。

新しい業務を考える場合、最初は一旦省いて表現し、
後で必要に応じて加えるのが良いと思います。

現状の業務を表現する場合、
例えば、工場など大きい事業所では
荷物の発送や受取にコストがかかりますよね。
そのように一定のコストがかかる場合や
梱包や封入など形が変わる場合は表現した方が良いです。

もう一つ別の考え方として、
「依頼」と「承諾」は
同じ業務を別の担当者から見た表現とみなすことができます。
その場合は「依頼」だけを表現して、
その成果物を相手方に書けば少しシンプルになります。
そして、ほとんどの場合はこれで事足ります。

request_and_agreement3

あとは、依頼する時に
「依頼書」や「指示書」といったものを添付する場合は
依頼の成果物としてそういった文書を表現すると良いでしょう。
また、書面でなく、メールや電話など手段が異なっても
依頼内容を何らかの形で伝える必要があるわけですから
それを架空の成果物として表現する手もあります。

依頼や申請などの作業を表現すべきかどうかは
こうしなければいけないというルールはありません。
最後はそう表現することで
業務プロセスが明瞭で理解しやすくなるか
という観点で判断します。

少なくとも、その業務フローを利用する関係者間で認識を合わせ、
必要に応じて細かくしたり粗くしたりと調整しながら
納得できる業務フローに仕上げるのが理想ですね。

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